Greatest Doc Administration Programs for Your Enterprise • Benzinga

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Es gibt einige – wenn überhaupt – Organisationen, für die Papierkram im Management keine entscheidende Rolle spielt. Von der Rechnungsstellung bis hin zu rechtlichen Unterlagen und darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie alles in Ordnung halten – oder Sie erstellen ein Rezept für das Chaos der Inhalte.

Hier setzt das Dokumentenmanagement an – ein Prozess oder ein System zum Erfassen, Verfolgen und Speichern digitaler Dokumente wie Textverarbeitungsdateien, PDFs und digitaler Bilder von papierbasierten Inhalten. Diese Managementsysteme erleichtern die Speicherung, Organisation und Weitergabe elektronischer Daten. Mit ihrer Abwesenheit fühlen sich Ihre Mitarbeiter möglicherweise in einem nie endenden Versteckspiel, wenn es darum geht, wichtige Online-Dateien zu verfolgen.

Es gibt kein einziges bestes Dokumentenmanagementsystem auf dem Markt – alles hängt von den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens ab. Hier finden Sie eine Auswahl an Dokumentenverwaltungssuiten, mit denen Sie Ihre digitalen Inhalte unter Kontrolle bringen und die Produktivität steigern können.

1. Insgesamt am besten: Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint ist aus gutem Grund eine einfache Wahl für die Bezeichnung unseres Top-Spots. Die effektive Kombination aus Dokumentenmanagement, Teamzusammenarbeit und Workflow sowie eine umfassende Liste von Funktionen erleichtern Ihnen die Anpassung der Organisation der Dokumente durch Ihr Unternehmen. Dies ist besonders praktisch für Unternehmen, die bereits die Microsoft-Produktsuite verwenden.

SharePoint ist eine skalierbare und flexible Plattform, die Ihre Dokumente verwaltet und organisiert, um bei allen Aspekten der Erstellung und Bearbeitung zusammenzuarbeiten. Dieses weitläufige Dokumentenverwaltungssystem hat eine ziemliche Lernkurve. Erwarten Sie daher, dass Sie Ihr Team für eine optimale Vertrautheit schulen. Außerdem kann der Preis sehr hoch sein – stellen Sie also sicher, dass Sie all diese Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung benötigen.

Preisgestaltung: SharePoint Online Plan 1 beginnt bei 5 USD pro Benutzer und Monat für eine jährliche Verpflichtung

SharePoint Online Plan 2 beginnt bei 10 USD pro Benutzer und Monat für eine jährliche Verpflichtung

App? Ja. Verfügbar für iOS und Android

2. Am besten für die Preisgestaltung: Google Drive

Sie müssen nicht viel für ein Dokumentenverwaltungssystem ausgeben, wenn Sie nur ein kleines Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern sind. Das kostengünstige Google Drive macht den Trick – es ist kostenlos für die ersten 30 GB Speicher, dann 1,99 USD pro Monat für 100 GB und 9,99 USD für 1 TB.

Mit Google Drive können Sie Tabellenkalkulationen, Dokumente, Präsentationen und vieles mehr in der Suite erstellen und Dateien von Ihrem Festplattenspeicher hochladen. Haben Sie eine Blaupause für die Klassifizierung der Dokumente, sonst geraten Sie in ein chaotisches Durcheinander von Dateien, die schwer zu navigieren sind.

Preisgestaltung: 1,99 USD pro Monat für 100 GB und 9,99 USD pro Monat für 1 TB

App? Ja. Verfügbar für iOS und Android

3. Bestes Cloud-basiertes System: Rubex

Rubex von eFileCabinet ist ein Cloud-basiertes Dateiverwaltungssystem, das sich auf leistungsstarke OCR, verbesserte Workflows sowie verbesserte Sicherheit und Suche konzentriert. Rubex erkennt, benennt, organisiert und speichert Ihre Dateien automatisch anhand der in den Dateien enthaltenen Informationen. Sie können auch die Governance für einzelne Dokumente sowie ganze Ordner festlegen, um die Einhaltung aller Berechtigungen und Aufbewahrungsdaten zu gewährleisten.

Geben Sie Dateien direkt über die Systemschnittstelle frei und geben Sie Ihren Empfängern Gastzugriff, um Dateien über eine sichere Verbindung herunterzuladen. Sie können auch die Berechtigungen des Empfängers, den Ablauf von Ordnern / Dateien und die spezifischen Benachrichtigungen festlegen, die Sie bezüglich der freigegebenen Dateien erhalten möchten. Rubex verwaltet außerdem automatisch den Verlauf der Lebensdauer Ihrer Dokumente, einschließlich der Änderungen, die wann und wer vorgenommen wurden. Dies spart proaktiv das Kleingedruckte, das für zukünftige Prüfpfade benötigt wird.

Preisgestaltung: Rubex hat 3 Preispläne, die jährlich in Rechnung gestellt werden:

  • Der Vorteilsplan beginnt bei 55 USD pro Monat und Benutzer
  • Der Businessplan beginnt bei 99 USD pro Monat und Benutzer
  • Der unbegrenzte Plan beginnt bei 199 USD pro Monat und Benutzer

App? Ja. Verfügbar für iOS und Android

4. Am besten für die Benutzerfreundlichkeit: M-Files

Eine einfache Dokumentenverwaltung ist für die Geschäftseffizienz von entscheidender Bedeutung. M-Files liefert genau das, indem es die Kerngeschäftsprozesse und -workflows automatisiert. M-Files ist geräte- und plattformunabhängig – Sie können es lokal, in der Cloud oder als Hybridlösung installieren. M-Files hilft Ihnen auch dabei, konform zu bleiben und Audits mit Prozess- und Dokumentenverwaltungsfunktionen zu durchlaufen, die für Unternehmen mit strengen Qualitäts- und Compliance-Anforderungen entwickelt wurden.

Mit M-Files müssen Sie sich keine Gedanken über die Systemmigration machen, da Ihre Mitarbeiter weiterhin mit den vorhandenen Systemen Ihres Unternehmens arbeiten und über die Benutzeroberfläche dieser Anwendungen auf Informationen zugreifen und diese verwalten können. Mit dieser erstklassigen Zusammenarbeit können Sie nahtlos mit Anwendungen wie Teams, Salesforce CRM und Google G Suite arbeiten.

Preisgestaltung: Wenden Sie sich an M-Files, um Preisinformationen zu erhalten

App? Ja. Verfügbar für iOS und Android

5. Am besten für die Anpassung: Konfluenz

Wenn Ihr Unternehmen ständig wächst, kann ein Upgrade auf Confluence die dringend benötigte Anpassung ermöglichen – für Teams jeder Größe und Art. Die intuitive Struktur, die als Arbeitsbereich bezeichnet wird, in dem sich Zusammenarbeit und Wissen treffen, erleichtert das Erstellen, Einrichten und Erkennen von Dokumenten.

Alles in Confluence ist in Seiten und Räumen organisiert. Auf den Seiten können Sie Ideen oder Projekte erstellen, erfassen und zusammenarbeiten, während Räume Ihrem gesamten Team helfen, die Arbeit zu organisieren, zu strukturieren und zu teilen, sodass jedes Mitglied institutionelles Wissen sowie Zugang zu den Informationen erhält, die es benötigt, um produktiv zu sein.

Confluence bietet auch eine direkte Integration mit einer Vielzahl anderer Dokumentenverwaltungstools wie Dropbox und Box. Es lässt sich auch nahtlos in die Atlassian-Suite integrieren – denken Sie an Trello und Jira Software.

Preisgestaltung: Confluence hat mehrere Preispläne wie folgt:

  • Free Plan ist für 10 Benutzer kostenlos
  • Der Standardplan kostet 5 USD pro Benutzer
  • Der Premium-Plan kostet 10 USD pro Benutzer

App? Ja. Verfügbar für iOS und Android

Wichtige Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen

Die meisten Dokumentenverwaltungssysteme gehen über ihre grundlegende Organisation und Speicherung von Dateien hinaus – ihre Funktionalität umfasst auch eine Vielzahl von dokumentbezogenen Workflows. Einige wichtige Funktionen, die in einem Dokumentenverwaltungssystem untersucht werden müssen, sind:

  • Leistungsstarke Suche und Entdeckung: Ein effektives Dokumentenverwaltungssystem hilft Ihnen dabei, Dokumente und Informationen, nach denen Sie suchen, schnell zu finden, unabhängig davon, ob Tausende von Dateien vorhanden sind. Leistungsstarke Suchfunktionen wie Filter, Vorschläge für die sofortige Suche, Dokumentkennungen und Beziehungen sollten es Ihnen ermöglichen, relevante Inhalte schnell abzurufen.
  • Metadaten: Viele Mitarbeiter verfolgen ein Dokument nicht, weil es schlecht abgelegt oder benannt wurde. In einem Dokumentenverwaltungssystem können dieselben Informationen anhand verschiedener Kriterien gesucht und gefunden werden, da Informationen basierend auf dem, was sie sind, mit Metadaten versehen werden. Eindeutige Informationen werden dynamisch dort angezeigt, wo sie benötigt werden, ohne dass sie dupliziert werden müssen.
  • Integrationen: Dokumentenverwaltungssysteme sollten in andere Geschäftssysteme und Repositorys integriert werden – Netzwerkordner, E-Mail, CRM, ERP und andere. Auf diese Weise können Sie den Wert Ihrer Inhalte mit einer robusten Kombination aus Enterprise Document Management und Workflow-Funktionen maximieren, die enorme Möglichkeiten eröffnen, Ihren Geschäftsfluss zu verbessern.
  • Skalierbarkeit: Sie sollten auf die Skalierbarkeit des Dokumentenverwaltungssystems achten, das Sie auswählen möchten. Finden Sie über Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen hinaus ein System mit den erweiterten Funktionen, um Änderungen oder Geschäftswachstum Rechnung zu tragen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Da ein Dokumentenverwaltungssystem zu einer grundlegenden Technologie für Ihr Unternehmen wird, sollte die Benutzererfahrung genauso gut sein – mit benutzerfreundlichen Funktionen, einfacher Zugänglichkeit und geringen bis keinen Ausfallzeiten. Die Mitarbeiter sollten auch in der Lage sein, Dateien einfach zu verwalten und zu navigieren.
  • Sicherheit: Ein Dokumentenverwaltungssystem ist nicht nur für die Dateiorganisation konzipiert. Es sollte robuste Sicherheitsfunktionen wie Verhinderung von Datenverlust, Zugriffsberechtigungs- und Kontrollfunktionen, Dateiverschlüsselung im Ruhezustand und während des Transports, Prüfpfade, Erkennung von Eindringlingen und mehr bieten.
  • Versionskontrolle: Mit den Funktionen zur Versionskontrolle und Nachverfolgung können Sie sehen, was sich geändert hat, wer die Änderung vorgenommen hat und wann sie vorgenommen wurde. Sie haben Zugriff auf die neueste Version eines Dokuments.
  • Compliance-Unterstützung: Wenn Ihr Unternehmen in einem regulierten Bereich tätig ist, kann ein Dokumentenverwaltungssystem dazu beitragen, das Risiko einer Nichteinhaltung zu verringern. Sie können Audit-Trails automatisieren sowie Informationen und andere Workflows gemäß den Compliance-Bestimmungen verwalten.
  • Heimarbeit: Sie können ein Cloud-basiertes Dokumentenverwaltungssystem auswählen, mit dem Ihre Mitarbeiter oder Teammitglieder von überall – und häufig von jedem Gerät aus – auf Dateien zugreifen können. Dies unterstützt Remote-Arbeiten von jedem Ort aus.

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

Neben der Erleichterung der Arbeit, der Steigerung der Effizienz und der Einsparung von Stunden mühsamer Aufgaben erstrecken sich die Vorteile einer Dokumentenverwaltung auf diese.

  • Schnelle und einfache Dokumentensuche: Die Mitarbeiter verbringen keine Stunden mehr damit, nach einem Dokument zu suchen. Ein auf Metadaten basierendes Dokumentenverwaltungssystem macht Ihre Dokumentensuche schnell und einfach.
  • Gesteigerte produktivität: Ihre Mitarbeiter sind produktiver in ihrer Arbeit, wenn sie weniger Zeit damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen oder sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.
  • Erhöhte Sicherheit: Durch die Sicherheit Ihrer Informationen und die Anwendung dynamischer Zugriffskontrollen mit einem Dokumentenverwaltungssystem wird das Risiko der Informationssicherheit verringert.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Ein Dokumentenverwaltungssystem erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen, sodass Ihre Mitarbeiter von mehreren Standorten aus auf Dokumente aus verschiedenen Quellen zugreifen können. Benutzer können unter anderem Workflows überwachen, Dokumente freigeben und gemeinsam verfassen.
  • Verbesserte Compliance: Die Compliance-Anforderungen für verschiedene Geschäftsdokumente können anspruchsvoll und anspruchsvoll sein. Ein Dokumentenverwaltungssystem hilft Ihnen, widerrufene Lizenzen, Bußgelder wegen Nichteinhaltung oder strafrechtliche Verantwortlichkeit zu vermeiden.

Kosten für Dokumentenmanagementsysteme

Der Preis ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems. Einige Anbieter haben transparente Preisinformationen auf ihren Websites, während andere ein individuelles Angebot bevorzugen.

Für kleine Unternehmen: $ 0- $ 50 pro Monat

Für mittelständische Unternehmen: 50 bis 250 US-Dollar pro Monat

Für große Unternehmen: Über 250 USD pro Monat

Welches Dokumentenmanagementsystem passt zu Ihrem Unternehmen?

Ihr Unternehmen verwaltet ein Konglomerat aus Papier und digitalen Informationen – mehrere Informationssilos und Repositories stellen Herausforderungen dar. Darüber hinaus ist eine ordnungsgemäße Verwaltung von Aufzeichnungen mittlerweile zu einer gesetzlichen Notwendigkeit geworden.

Ein Dokumentenverwaltungssystem kann unterschiedliche Dokumente integrieren, um den Zugriff, die Kontrolle und die automatische Archivierung zu erleichtern. Workflow-Prozesse werden auch mit Funktionen wie Suchen und Abrufen, Informationskonsolidierung, Sicherheit und Zusammenarbeit optimiert. Hybridsysteme bieten Cloud- und Analysefunktionen, um die Art und Weise zu maximieren, in der Unternehmen Informationen erfassen und steuern.

Denken Sie an die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Dokumentenverwaltungssystem. Wählen Sie eine Plattform, die sie effektiv anspricht und gleichzeitig Ihr Budget nahtlos anpasst.